Hinter dem Namen Lotus Notes verbirgt sich ein System dokumentorientierter Datenbanken, das nach seiner Entwicklung 1984 bis heute über einhundert Millionen User zufriedenstellt. In Lotus Notes sind verschiedene Funktionen vereinigt, neben der Unterhaltung mit Kollegen im "Team Room" auch die herkömmlichen Funktionen wie Email-Service und Kalender mit Aufgabenkoordination.
Arbeiten mit Lotus Notes ist auch in geografischen Breiten möglich, die nur sehr langsame Internetverbindungen zulassen. Ein weiterer Vorteil ist die Arbeit im Offline-Modus. Besonders gut ist diese Funktion, wenn Businessmenschen von A nach B müssen, also im Flugzeug oder in der Bahn nicht über einen Zugang zum Internet verfügen. Lotus Notes beinhaltet Datenbanken, deren Inhalt man sich als Artikel vorstellen muss. Hinzu kommt der schnelle Überblick darüber, wie die Mitarbeiter terminlich eingebunden sind und welche Konferenzräume frei sind. Außerdem verfügt Lotus Notes über eine hohe Sicherheit, weil zusätzlich zum Schutz durch Passwort und Benutzernamen noch ein Zertifikat benötigt wird. Lotus Notes Helpdesk dient zur Unterstützung von Firmen, bei denen ein Schwerpunkt auf der Bearbeitung von Kundenanfragen liegt. Bei dieser Art der Kommunikation ist es oberstes Gebot, dass man sich auf schnelle Bearbeitung verlassen kann, um den Kunden zufrieden zu stellen und eine schnelle Bearbeitung von Problemen zu gewährleisten. Mi dem Lotus Notes Helpdesk können Fragen und Probleme gesammelt werden. Es ist mit Lotus Notes möglich, den "passenden" Mitarbeiter auszuwählen und ihn durch den Anhang der gesamten Korrespondenz schnell zu informieren, damit keine Verzögerungen zustande kommen und keine Missverständnisse entstehen. Verbessert wird die Funktion des Systems durch die Option, die Fragestellungen in Kategorien und nach Dringlichkeit zu ordnen. Mit Lotus Notes Workflows besteht die Grundlage für Workflows. Fachleute, denen die Arbeit mit Lotus Notes Workflows bekannt ist, können ohne große Umstände komplizierte Workflows erstellen. Die gesamten Workflows befinden sich dann in einer Meta-Datenbank. Durch die Kommunikation von Workflow-Applikationen und dieser Sammeldatenbank kann man den Status jedes einzelnen Workflows überwachen und sie zu den einzelnen Personen, die in der Bearbeitung versiert sind, weiterleiten. Die Nutzung dieser Software kann ohne Probleme eingeführt werden, man kann seine bestehenden Lotus-Notes Anwendungen innerhalb weniger Stunden umstellen lassen und erhält so die Möglichkeit dieser Zusatzfunktionen.
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